Ved saksbehandling registreres det ofte opplysninger og vurderinger om enkeltpersoner i systemene. Når det registreres opplysninger påvirkes personvernet til den personen opplysningene gjelder, og derfor er det viktig å være bevisst på hva som kan og bør registreres. Det er noen forhold det er viktig å kjenne til.
Det er ikke adgang til å registrere opplysninger om pasientens diagnose i Enkelt- og Direkteoppgjørsregistrene, med mindre det er nødvendig for at reisen skal kunne v'være forsvarlig, se syketransportregisterforskriften §§ 6 og 7. For eksempel skal det ikke skrives at pasienten er lam fra livet og ned ved bestilling av transport, men heller at pasienten bruker rullestol og må hjelpes ut fra hjemmet og inn i bilen.
Videre skal det ikke registreres mer opplysninger enn det som er nødvendig for å behandle saken. Det skal derfor bare registreres opplysninger som faktisk skal brukes. For eksempel trengs ikke hele pasientens legeerklæring for å vurdere om vedkommende har rett til transport, og dermed skal saksbehandler verken be pasienten om slike opplysninger eller uten videre registrere dem i systemet hvis de blir mottatt. Opplysninger skal være relevante, korrekte og fullstendige for det det skal brukes til.
Til slutt er det viktig å alltid være bevisst på hvordan vi ordlegger oss ved registrering av opplysninger. Registrerte personer har rett til innsyn i opplysninger om seg selv, og kan dermed kreve å få utlevert både hva som er registrert om dem, hvem som har registrert opplysningen og hvem som har brukt opplysningene. Negativ ordbruk om den registrerte, for eksempel at pasienten var illsint, ufin, kverulant, full, ruset, ropte og skrek osv., bør derfor unngås.