​Personvernerklæring for Pasientreiser HF

Personvernombudet

Pasientreiser HF er en offentlig virksomhet og har derfor ansatt eget personvernombud. Vårt personvernombud er Christina Brubakken.

Personvernombudets viktigste oppgaver er å gi råd om personvernregelverket i egen organisasjon, og følge opp at Pasientreiser HF etterlever regelverket.

Personvernombudet er også kontaktperson for alle Pasientreiser HF behandler personopplysninger om. Du kan spørre personvernombudet om Pasientreiser HF sin behandling av personopplysninger, og hvordan vi behandler opplysninger om deg. Du kan for eksempel spørre om hvilke opplysninger vi har lagret om deg og hvem som har sett dine opplysninger. Hvis du sender en henvendelser om innsyn skal du få svar så fort som mulig og senest innen en måned. Du kan sende en henvendelse på e-post eller per post. Hvis du sender per post, kan du merke konvolutten «Personvernombudet i Pasientreiser HF» og sende til:

Pasientreiser HF
Postboks 2605, Kjørbekk
3702 Skien

Denne personvernerklæringen gjelder:

• For enkeltpersoner: Vi behandler personopplysninger både om innbyggere som bruker våre tjenester, våre egne ansatte og ansatte hos samarbeidspartnere
• Når Pasientreiser HF er dataansvarlig for personopplysninger om deg
• Når du bruker våre tjenester

Denne personvernerklæringen gjelder ikke når:

• andre  enn Pasientreiser HF er dataansvarlig, selv om du er i kontakt med oss ved bruk av våre tjenester
• Pasientreiser HF er databehandler, altså når vi behandler opplysninger på vegne av andre virksomheter

Håndtering av personvern i Pasientreiser HF

Disse grunnleggende prinsippene gjelder for Pasientreiser HF sin behandling av personopplysninger:

• Personopplysninger behandles bare når dette er tillatt i lov
• Personopplysninger brukes bare til bestemte formål
• Bruk av personopplysninger skal være nødvendig for å oppnå formålet
• Personopplysninger skal ha tilfredsstillende kvalitet
• Ved behandling av personopplysninger skal de registrertes rettigheter etter personvernreglene ivaretas
• Behandling av personopplysninger skal ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet

Pasientreiser HF har lov til å behandle personopplysninger for å:

• saksbehandle søknader om reisestøtte og utbetale reisestøtte
• gi grunnlag for administrering, planlegging og gjennomføring av organiserte pasientreiser
• rapportering av egenandeler
• kontrollere at opplysningene du oppgir til oss er korrekte
• svare på henvendelser fra deg
• oppfylle en avtale vi har med deg  
• måle servicen vår eller for å forbedre våre tjenester
• system- og brukeradministrasjon
• gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter
• opplæring
• oppfylle krav i regnskaps- og bokføringsloven
• oppfylle krav etter arkivloven
• gi grunnlag til statistikk og analyse

Pasientreiser HF behandler personopplysninger om deg når det er nødvendig for å:

• ta stilling til din rett til pasientreiser
• svare på henvendelser fra deg
• gi deg informasjon om dine organiserte pasientreiser og saker om reisestøtte
• følge opp eventuell misbruk av pasientreiseordningen
• ivareta sikkerheten i våre systemer
• utarbeide statistikk
• administrere ditt arbeidsforhold hos oss, eller samarbeid med oss

Følgende personopplysninger om pasienter og brukere av våre tjenester kan behandles av Pasientreiser HF:

• navn, kontaktinformasjon, fødsels- og personnummer ved søknad om reisestøtte
• hva du søker om, og andre opplysninger du oppgir i din søknad
• hvor og når du skal reise eller har reist til behandling
• dato og tid for din behandling, og om du har vært til behandling
• din bostedskommune
• hvordan du har reist eller skal reise
• om du har behov for å reise med bil på grunn av helsen din eller manglende tilbud
• om offentlig transport på strekningen
• om du har behov for organisert reise på grunn av helsen din eller manglende tilbud
• om offentlig transport på strekningen
• om du har særskilte behov som må ivaretas på reise, for eksempel bruk av rullestol
• om og hvor mye du eventuelt skal betale i egenandel (inkludert informasjon om frikort eller er fritatt for egenandel)
• om du har behov for reiseledsager
• om du har brukt retten din til å velge behandlingssted
• om du har takket nei til tilbud om transport fra helseforetak
• identifikasjonsopplysninger om ledsagere eller pårørende
• informasjon om vedtaket og hva du får utbetalt
• kontonummer reisestøtte skal utbetales til
• brukernavn og passord for tilgang til våre tjenester
• opplysninger generert i forbindelse med din bruk av våre tjenester

Følgende personopplysninger om egne og andres ansatte kan behandles av Pasientreiser HF:

• hvem som har bestilt en organisert reise
• navn på behandler som har bestilt reise eller attestert pasientens behov på grunn av helse
• om behandler får refusjon fra HELFO for helsehjelpen
• navn
• kontaktinformasjon som adresse, telefon og e-postadresse
• pårørende
• arbeidsavtale
• tilstedeværelse
• opplysninger om lønn mm.: lønnstrekk, ytelser i tillegg til lønn, bierverv, lønnsbrev, lønnshistorikk og forhandlingsprotokoller, lønnsslipper, reiseregninger
• søknad, attester, CV og referansesamtaler
• profilanalyser og personlighetstester
• stillingsutlysning og offentlig søkerliste
• tilrettelegginger, sykemeldinger og oppfølgingsplaner
• sikkerhetsinstrukser
• medarbeidersamtale
• kurs- og kompetansebevis, avtaler om etter- og videreutdanning
• fagorganisasjonstilknytning
• varsling og HMS-avvik
• trafikkdata generert i forbindelse med bruk av våre systemer
• produksjonstall 

Behandling av søknader om reisestøtte

  Pasientreiser HF behandler søknader om reisestøtte helt eller delvis automatisk. I saksbehandlingen tar systemet stilling til dine rettigheter etter pasientreiseforskriften, på bakgrunn av informasjonen du har sendt inn og informasjon vi i Pasientreiser HF innhenter.  
 
Hvis  du fyller ut en søknad om reisestøtte på Helsenorge, oppgir du informasjon vi trenger for å ta stilling til dine rettigheter. Systemet gir deg veiledning om hva slags informasjon vi trenger, for eksempel ved at du bes om å laste opp dokumentasjon når det er nødvendig. I tillegg til informasjonen du oppgir, innhenter Pasientreiser HF også opplysninger om deg som er nødvendige for å behandle søknaden, for eksempel fra folkeregisteret eller fra registrene Databasen for Kontroll og Utbetaling av Helserefusjon (KUHR) og Norsk Pasientregister (NPR). Ditt samtykke og syketransportregisterforskriften gir oss rett til å innhente disse opplysningene på egen hånd, slik at vi kan behandle din søknad.

Når du sender en papirsøknad til oss, legger Pasientreiser HF opplysningene i papirskjemaet inn i vårt saksbehandlingssystem, slik at søknaden blir digital. Etter at papirsøknaden er digitalisert, behandles søknaden på samme måte som søknader som er sendt inn via Helsenorge.
 
Når  vi har fått all informasjonen vi trenger, sjekker systemet opplysningene dine mot vilkårene i regelverket, for å undersøke hva du har rett på. Systemet vil avgjøre om vilkårene er oppfylt eller ikke, og beregne hvor mye du har rett til å få i reisestøtte. Systemet kan gi beskjed om at deler av søknaden må kontrolleres. Da er det en saksbehandler som behandler saken din manuelt. Når søknaden er ferdig behandlet, lager systemet et vedtaksbrev som sendes deg. Vi kan også gjøre kontroller etter at saken er ferdig behandlet for å sjekke at opplysningene i søknaden stemmer og vedtaket er riktig. Hvis vi oppdager feil, kan vi opprette en sak om tilbakebetaling av pengene.

Du kan få mer informasjon om logikken som ligger bak våre automatiserte avgjørelser ved å henvende deg til sikkerhetsansvarlig.